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【ビジネス英会話】英語の電話対応に焦らずにすむ定番フレーズと基本パターン

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「オフィスの電話に出たら相手が不意に英語で話しかけてきて、気が動転してしまった……」
「海外に英語で電話をかけなければならないけど、頭の中でのシミュレーションが、いつまでたってもまとまらない……」

英語の電話対応への苦手意識を持っている人は、少なくないと思います。

その主な理由のひとつは、視覚的な情報に頼れないことでしょう。相手の表情やジェスチャーが見えないため、電話口の音声だけを頼りに相手の英語を理解し、かつ即座に対応しなければなりません。

また、電話の受け方・かけ方や、担当者不在のときの対応や取り次ぎ方など、英語の電話対応には定番フレーズや基本パターンがいくつかあります。それらを把握できていないことも、不安がなかなか解消されない原因であると考えられます。

難易度の高い英語の電話にも、緊張せずに対応できるようになりたい……逆にそれを克服できれば、英会話がよりいっそう楽しくなるはず!

そこで今回は、英語の電話対応を真剣にマスターしたい人たちに向けて、覚えておきたい定番フレーズや基本パターンをご紹介します。


<目次>

英語での電話のフレーズとパターン

1. 電話を受ける
2. 電話をかける
3. 留守番電話
4. 対応に困るケース
5. 海外出張の実践例文


【英語での電話のフレーズとパターン1】電話を受ける

電話に出る

Thank you for calling Big Mike Corporation. Hiroshi Suzuki speaking.
お電話ありがとうございます。ビッグマイク社の鈴木博です。

Hello, Intellectual Inc. This is Ryo Tanaka speaking. How can I help you?
もしもし、インテレクチュアル社の田中亮です。どのようなご用件でしょうか?

Good morning. You have called the Sunset Hotel. May I help you?
おはようございます。サンセットホテルでございます。ご用件を承りましょうか?

相手の名前を聞く

May I have your name, please?
お名前を教えていただけますか?

May I ask who’s calling, please?
どちらさまでしょうか?

Could you repeat your name?
もう一度お名前をいただけますか?

Can I have your company name, please?
御社名をいただけますか?

Excuse me, Mr. Smith, what company are you with?
失礼ですが、どちらの会社のスミス様でしょうか?

担当者を確認する

Who would you like to speak/talk to?
誰におかけですか?

Who are you calling, please?
誰におかけですか?

There are two Satohs here. Do you know which department he/she belongs to?
佐藤はふたりおりますが、所属部署はご存知ですか?

担当者に取り次ぐ

Hold on, please.
少々お待ちください。

Just a moment, please.
少々お待ちください。

Could you hold for a moment, please?
少々お待ちください。

I’ll transfer you to the person in charge.
担当の者におつなぎします。

Let me transfer you to the Human Resources Department.
人事部におつなぎします。

I’ll put you through to the Sales Department.
営業部におつなぎします。

This is he/she.
私でございます。

Mike, you have a phone call from Mr. Yoshida of Company X on line 2.
マイクさん、X社の吉田さんから内線2番にお電話です。

担当者が不在または電話に出られないと伝える

I’m afraid she is out right now.
あいにく、ただいま外出中です。

I’m sorry, but she is away from her desk.
申し訳ありません。ただいま席を外しております。

I’m sorry. He is on another line.
申し訳ありません。ただいま他の電話に出ております。

I’m afraid he is in a meeting right now.
ただいま会議中です。

I’m afraid she is on a business trip.
申し訳ありませんが、出張中です。

She should be back by 5 p.m.
5時までには戻る予定です。

I expect him back at 4 p.m.
4時頃に戻ると思います。

He will be back in an hour.
あと1時間で戻る予定です。

She has already left for home today.
本日は失礼させていただきました。

担当者が不在または電話に出られないときの対応

Should I have him call you back?
折り返しお電話させましょうか?

Would you like to hold?
このままお待ちになりますか?

Could you call again tomorrow?
明日、またおかけ直しいただけないでしょうか。

I’ll ask her to call you as soon as she gets back.
担当者が戻り次第、折り返しお電話するよう申し伝えます。

I’ll tell him you called.
お電話をいただいたことをお伝えしておきます。

Would you like to leave a message?
ご伝言を承りましょうか?

May I have your name again?
もう一度お名前をいただけますか?

May I have your phone/contact number?
電話番号をいただけますか?

May I have your e-mail address?
メールアドレスを教えていただけますか?

Let me repeat your information.
いただいた情報を復唱します。

I’ll make sure he gets the message.
必ず申し伝えます。

電話を切る

Thank you for calling.
お電話ありがとうございました。

Is there anything I can help?
他にご用件はございますか?

Have a nice day.
よい一日を。

【英語での電話のフレーズとパターン2】電話をかける

自分の名前を名乗る

Hello, this is Hiroshi Kobayashi of Grey Office.
もしもし、グレイ・オフィスの小林宏です。

This is Akiko Itoh calling from Brainy Corp.
ブレイニー社の伊藤明子です。

担当者に取り次いでもらう

Is Mr. Dan Potter there?
ダン・ポッターさんはいますか?

May I talk/speak to Mr. Clark?
クラークさんはいらっしゃいますか?

May I speak to Mr. Klopp at extension 255?
内線番号255のクロップさんをお願いできますか?

I’m returning a call from Ms. Rider.
先ほどライダーさんからお電話をいただいたようなので折り返し電話しました。

Could you transfer me to the sales department?
この電話を営業部に回していただけますか?

I’d like to speak to someone in charge of logistics.
物流担当の方をどなたかお願いします。

Is there anyone who knows about this?
この件についておわかりの方はいらっしゃいますか?

アポイントの時間を決める

I’d like to see you some time next week, if you are available.
来週もしお時間よろしければお会いしたいのですが。

When would be convenient for you?
いつがご都合よろしいですか?

I can arrange my schedule around yours.
そちらのご予定に合わせます。

That would be fine for me.
それで結構です。

I’m sorry, but I’m not available on that day.
その日は都合がつきません。

How about Friday at 3:00?
金曜日の3時はいかがですか?

Okay. I’ll see you at 11:00 on Wednesday.
では、水曜日の11時にお会いします。

アポイントの場所を決める

Where would you like to meet?
どこでお会いしましょうか?

I’ll visit you there.
そちらにうかがいます。

Do you think you could come to our office?
こちらに来ていただくことはできますか?

アポイントの用件を伝える

I would like to introduce you to our new technology.
弊社の新技術についてご紹介したいと考えております。

I would like to discuss the next filed trial with you.
次の野外試験についてご相談したいと考えています。

担当者が不在の場合

Can I leave a message?
伝言をお願いできますか?

May I ask you to take a message?
伝言をお願いできますか?

Could you tell him I called?
電話があったことをお伝えいただけますか?

About what time is he expected back?
何時頃にお戻りでしょうか?

Could you tell him to call me back when he returns?
戻りましたら折り返しお電話をいただきたいとお伝え願えますか?

I’ll give him a call at a later date.
後日あらためてお電話します。

May I have his mobile number?
携帯の番号を教えていただけますか?

Then please tell her that I’ll send her an e-mail.
ではメールでご連絡しますとお伝えください。

May I speak to someone else in charge of this matter?
本件についてわかる別のご担当者につないでいただけますか?

アポイントを変更する

I’m afraid I have to reschedule our Thursday appointment.
木曜日のお約束を変更したいのですが。

Would it be possible to change the time?
時間を変更させていただいてもよろしいでしょうか?

I’m sorry but I’m unable to visit you on Friday at 3 o’clock.
申し訳ありませんが、金曜日の3時は都合悪くなり行けなくなりました。

Can we reschedule for next week?
来週に変更していただけませんか?

携帯電話にかける

Hello. Is this Mr. Jack Jones’ cell/mobile phone?
もしもし。ジャック・ジョーンズさんの携帯電話でよろしかったでしょうか?

I just called your office and was told you are out.
たったいま御社のオフィスにお電話したのですが、外出されていると聞きました。

Could I talk to you for a moment?
いま少しお時間だいじょうぶでしょうか?

電話を切る

It was nice talking to you.
お話できてよかったです。

Thank you for taking the time to speak with me.
お話しするお時間をいただきありがとうございました。

I’m looking forward to seeing you then.
お会いするのを楽しみにしています。

Talk to you later.
またお話ししましょう。

Okay, thank you for your time. Goodbye.
お時間ありがとうございました。では失礼します。

【英語での電話のフレーズとパターン3】留守番電話

留守番電話に応答メッセージを吹き込む

Hello, you have reached Red Sphere.
はい、レッドスフェア社です。

We are unable to answer the phone at the moment.
ただいま電話に出ることができません。

Please leave a message and I’ll return your call as soon as possible. Thank you.
メッセージを残していただければ、なるべく早く折り返しの電話をさせていただきます。

Thank you for calling IT Care Cargo.
お電話ありがとうございます。ITケアカーゴ社です。

We are currently unavailable to take your call.
ただいま電話に出ることができません。

Our business hours are 9 a.m. to 6 p.m., Monday to Friday.
営業時間は月曜日から金曜日、午前9時から午後6時までです。

If you know the extension number of the person you are trying to leave a message for, you may dial it now.
メッセージを残したい相手の内線番号がおわかりなら、いま押してください。

Hello, you’ve reached Yoko Yamamoto of Office Supplies Limited.
はい、こちらはオフィスサプライズ社の山本陽子です。

I am away on a business trip until Tuesday next week.
来週の火曜日まで出張しています。

Please leave your name, number and a message after the tone.
発信音のあとにお名前とお電話番号とご用件をお話しください。

I’ll get back to you as soon as possible.
できるだけ早くこちらからご連絡いたします。

Thanks for your call.
お電話ありがとうございました。

留守番電話にメッセージを残す

Hello, this is Takuo Takahashi of Red Corp.
もしもし、レッド社の高橋卓雄です。

I am calling regarding Mr. Grey’s next visit to Japan.
グレイさんの次回の訪日の件でお電話させていただきました。

Please call me when it’s convenient for you.
ご都合のよろしいときにお電話ください。

My phone number is 012-3456-7890.
私の電話番号は012-3456-7890です。

I look forward to speaking with you. Thank you.
お話できるのを楽しみにしております。それではまた。

Hi, Jared. This is Takashi Katoh.
ジャレドさん、加藤高志です。

I am so happy to hear from you about an appointment.
アポイントメントの依頼をいただいており、非常にうれしいです。

You can give me a call back at 012-3456-7890.
折り返しのお電話は012-3456-7890の番号にお願いします。

But I want to let you know that yes, we are confirmed for an appointment on January 23rd and I’m really looking forward to it.
しかし先にお伝えしておきたいのですが、ご依頼いただいた通り、アポイントメントの日程は1月23日に決めましょう。その日を心待ちにしています。

Take care. And again, if you need me for any reason, please call 012-3456-7890. Goodbye.
ご自愛ください。また繰り返しになりますが、何らかの理由で私が必要になりましたら、012-3456-7890の番号にお電話ください。では失礼します。

【英語での電話のフレーズとパターン4】対応に困るケース

聞き取りにくい場合

I’m sorry, but I can’t hear you very well. Could you repeat that?
おそれいりますが、お電話が遠いようです。もう一度お願いできますか?

Could you speak more slowly, please?
もう少しゆっくり話していただけますか?

Could you speak a little louder, please?
もう少し大きな声で話していただけますか?

The reception is not very good.
電波があまりよくないようです。

I’m having trouble hearing you.
よく聞こえないのですが。

電話が途中で切れてしまった場合

I’m sorry, we got cut off.
ごめんなさい、電話が切れてしまいました。

I’m afraid I hung up the phone by mistake.
すみませんが間違えて電話を切ってしまいました。

長引いた電話を打ち切る場合

Well, okay … I’m afraid I have to get going now.
恐れ入りますが、そろそろ失礼させていただきます。

I’m sorry, but I have to leave the office in 5 minutes.
申し訳ありませんが、あと5分でオフィスを出なければなりません。

Well, I’d better let you go now.
あまり長くお引きとめしてもいけませんね。

I have to get back to work.
仕事に戻らなければなりません。

間違い電話を受けた場合

I’m afraid you’ve reached the wrong number.
番号をお間違えのようです。

There is no one named Satoshi Yamada here.
ヤマダサトシという者はこちらにはおりませんが。

Excuse me, what number are you calling?
失礼ですが何番におかけですか?

間違い電話をかけた場合

I’m sorry. I have the wrong number.
申し訳ありません。間違えました。

内線電話を取り間違えた場合

I picked up the wrong extension.
内線を間違えて取ってしまいました。

担当者が退職してしまっている場合

I’m afraid Mr. Sasaki has already left the company.
佐々木は退職いたしました。

I’m sorry, but Ms. Yamaguchi no longer works here.
申し訳ありませんが、山口は退職いたしました。

名前や会社名のスペル確認が必要な場合

Could you spell out your name, please?
お名前のスペルを教えていただけますか?

Yes, my name is Hiroshi Takata. It’s H as in Hotel, I as in India, R as in Romeo, O as in Oscar, S as in Sierra, H as in Hotel, I as in India, T as in Tango, A as in Alpha, K as in Kilo, A as in Alpha, T as in Tango, A as in Alpha.
はい、私の名前は高田弘で、スペルは、ホテルのH、インディアのI、ロメオのR、オスカーのO、シエラのS、ホテルのH、インディアのI、タンゴのT、アルファのA、キロのK、アルファのA、タンゴのT、アルファのA、です。

フォネティックコード(通話表)について
フォネティックコード(通話表)は、電話でスペルの聞き間違いを防ぐために使われる規則で、英語ではphonetic alphabetやspelling alphabetとも言われるようです。これをプリントアウトして持っておけば突然の英語の電話にも焦らずにすむと思いますが、持っていなくても、思いつく単語を使ってアルファベットを伝えればよいでしょう。スペル確認のときには上記の”as in”の代わりに、”as”だけや”for”も使われるようです。

AAlphaNNovember
BBravoOOscar
CCharliePPapa
DDeltaQQuebec
EEchoRRomeo
FFoxtrotSSierra
GGolfTTango
HHotelUUniform
IIndiaVVictor
JJulietWWhiskey
KKiloXX-ray
LLimaYYankee
MMikeZZulu

保留または転送する場合

Could you hold on a second, please? I’ve got another call coming in.
少しお待ちいただけますか?他の電話がかかってきていますので。

Let me transfer you to Mr. Ichikawa in the HR Department. Hold for just a minute, please.
人事部の市川におつなぎします。少々お待ちください。

話し合った内容の理解に自信が持てない場合

I will send you an e-mail to confirm what we have talked about.
いま話した内容を確認したいので後でメールを送ります。

英語ができる人につなぐ場合(最後の手段!)

Hold the line, please. I will get someone who speaks English.
そのままでお待ちください。誰か英語が話せるものに代わります。

I will transfer you to someone who speaks English.
誰か英語が話せるものにおつなぎします。

【英語での電話のフレーズとパターン5】海外出張の実践例文

実際の海外出張の場面を想定した以下のふたつの例文をみながら、実践の文脈のなかで使われる基本的なフレーズやパターンを学んでいくことにしましょう!

ホテルに電話をかけて予約する

あなたは来月出張でカナダのバンクーバーに行くことになり、メイプルホテルに電話して7月23日からの部屋を予約します。4人グループの出張で、うち喫煙者は2人、また全員がシングルベッドの1人部屋を希望しています。ホテルに電話をかけて予約を入れましょう。

フロント係:
Hello! Thank you for calling the Maple Hotel. How may I help you?
お電話ありがとうございます!メイプルホテルでございます。ご用件は何でしょうか?

あなた:
I would like to book rooms please.
部屋の予約をお願いいたします。

フロント係:
Sure. Which date will you arrive at the hotel?
かしこまりました。ホテルへのご到着のお日にちはいつになりますか?

あなた:
My check-in will be on the July twenty-third.
チェックインは7月23日になります。

フロント係:
Alright. I need to know how many people will be in your group.
かしこまりました。何人のグループでいらっしゃるのか教えてください。

あなた:
We will be traveling as a group of 4 people.
4人のグループでうかがいます。

フロント係:
How many rooms would you like to reserve, and which type of bed do you prefer?
何部屋予約なさいますか?またベッドの種類はいかがいたしますか?

あなた:
I want to book 4 rooms with 1 single bed.
シングルベッドの部屋を4部屋のお願いします。

フロント係:
Right. Would you like to book smoking or non-smoking rooms?
かしこまりました。喫煙と禁煙はいかがいたしますか?

あなた:
I would like 2 smoking and 2 non-smoking rooms.
喫煙を2部屋、禁煙を2部屋はお願いできますか。

フロント係:
No problem. Is that all for you?
大丈夫です。ご用件は以上でしょうか?

あなた:
Yes, that’s right.
はい、そうです。

フロント係:
Perfect! Your reservation is completed. Thank you for your call!
かしこまりました!ご予約は完了いたしました。お電話ありがとうございました!

レストランに電話をかけて予約する

出張先のアメリカであなたの上司が顧客の接待を企画しています。あなたは明日のランチに現地のイタリアンレストランに予約を入れるよう頼まれています。レストランに電話をかけて席を予約しましょう。上司の斎藤の名前で、12時30分に2名で予約します。顧客はナッツアレルギーであるため、レストランにそのことを確実に伝える必要があります。またあなたの上司は重要なビジネスの話をしたいと考えているので、静かな席をお願いしましょう。

レストランの店員:
Thank you for calling Mario’s Restaurant. How can I help you?
お電話ありがとうございます。マリオレストランでございます。ご用件をうかがいます。

あなた:
I would like to book a table for lunch tomorrow.
明日の昼食時に1席予約をお願いします。

レストランの店員:
Of course! For what time would you like to have the table reserved?
かしこまりました!席のご予約のお時間は何時をご希望ですか?

あなた:
I’d like to have the table reserved for 12:30.
12時30分から席を予約したいのですが。

レストランの店員:
We have a table available for 12:30. For how many people is the reservation?
12時30分からご用意できるお席はあります。ご予約は何名様ですか?

あなた:
I need the table for two.
2名用の席があるとよいのですが。

レストランの店員:
Perfect! What’s the name for the booking?
ございます!ご予約のお名前を教えていただけますか?

あなた:
The name for the booking is Mr. Saito.
斎藤の名前で予約をお願いします。

レストランの店員:
Okay. Do you have any special requirements regarding the food or the table?
かしこまりました。お食事またはお席に関して、何か特別なご要望はありますか?

あなた:
I want you to know one of them has a nut allergy.
1人がナッツアレルギーであることを知っておいてほしいです。

レストランの店員:
I understand. Nothing containing nuts will be served. What other requirements do you have?
承知いたしました。ナッツを含むものはいっさい出しません。他にご要望はありますか?

あなた:
I would like to reserve a quiet table.
静かな席の予約をお願いしたいです。

レストランの店員:
Sure, we will prepare a quiet table for Mr. Saito. Do you have any other requirements?
かしこまりました。斎藤様には静かなお席をご用意いたします。ご要望は他にありますか?

あなた:
Nothing else. That’s all.
他はありません。以上です。

レストランの店員:
Then your reservation is complete. Thank you for calling and have a nice day!
ではご予約はこれで完了です。お電話ありがとうございました。よい一日をお過ごしください!

英語の電話対応をマスターするならテラトーク

英語の電話対応に役立つ定番フレーズと基本パターンをご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。

基本的なフレーズとパターンをある程度覚え、それらが実際にどんな文脈で使われるかをなんとなく予想できるようになれば、突然の英語の電話にも慌てずに対応できるでしょう。しかしリスニングやスピーキングの上達も目指すなら、それだけでは不十分です。

リスニングやスピーキングのレッスンをテラトークで体験する感覚は、英語で電話をするときの感覚にとてもよく似ています。またスマホでレッスンしているときの様子は、まわりからは英語で電話しているようにも見えるのです!

忙しい合間にも英会話のレッスンを始めたいなら、テラトークをぜひ使ってみてください。

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